Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungsund Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren. Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB (Handelsgesetzbuch) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (§ 147 i. V. m. §§ 140 ff. AO - Abgabenordnung) haben insbesondere alle diejenigen Unterlagen aufzubewahren, die nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt seit 1. Januar 2007 bei 500.000 Euro (vorher 350.000 Euro), die Gewinngrenze ab 1. Januar 2008 bei 50.000 Euro (vorher 30.000 Euro). Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht einschließlich der Aufbewahrungspflicht bezieht sich hierbei (auch bei mehreren Mitunternehmern) auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen. Grundsätzlich sind zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet:

    * bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
    * bei (atypisch) stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäftes
    * bei der BGB-Gesellschaft (GbR) und OHG die Gesellschafter
    * bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
    * bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
    * bei der GmbH der/die Geschäftsführer