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Was ist aufzubewahren? PDF Drucken E-Mail
Geschrieben von: Torsten Pick   
Samstag, den 11. Oktober 2008 um 12:12 Uhr
Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:

    * Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
    * Inventare
    * Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
    * Lageberichte
    * Eröffnungsbilanz
    * die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
    * empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
    * Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
    * Buchungsbelege
    * Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Aufzählung finden Sie am Ende dieses IHK-Merkblattes. Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o. ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe. Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen. Speziell geregelt ist in § 14 b UStG (Umsatzsteuergesetz) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist. Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeitsund Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.
Zuletzt aktualisiert am Montag, den 11. Mai 2009 um 12:10 Uhr
 

Schlagzeilen

Tausende Sternschnuppen entfachen seit gestern ein Feuerwerk am Nachthimmel. Da begann der Perseidenstrom, der in der Nacht von Donnerstag zu Freitag sein Maximum erreichen wird. Mit rund 100 Meteoren rechnen die Astronomen morgen Abend pro Stunde. Darunter werden auch etliche helle Objekte sein, die man Boliden oder Feuerkugeln nennt. Am Samstag endet das Himmelsspektakel. Ob das Wetter beim Beobachten mitspielt, ist fraglich. In der Nacht zu morgen könnten die Menschen im äußersten Nordwesten möglicherweise die Sternschnuppen beobachten, sagte Meteorologe Robert Scholz vom Deutschen Wetterdienst in Offenbach. Wenig Hoffnung macht er wegen dicker Wolken und Regen für die Nacht zum Freitag: "Da braucht man überall viel Glück."